Кадры на учете

18 января 2008

Технологии — управление

Как системы кадрового учета повышают качество персонала

Автоматизация управления персоналом становится такой же насущной задачей, как бухгалтерский или складской учет на предприятии. Специализированные системы для учета кадров в компании позволяют правильно организовать программы повышения квалификации сотрудников, разработать схемы их мотивации, планировать карьерный рост и пр. Реализация всех этих функций приводит к существенному повышению качественного уровня работы сотрудников, а значит, и всей компании в целом.

Избавиться от рутины

Современные автоматизированные системы управления персоналом (HRM — Human Resources Management) в первую очередь предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) — они играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. «Согласно некоторым исследованиям, только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени», — замечает начальник отдела внедрения корпоративных систем ООО «Центр КИС» (Новосибирск) Лариса Якушева. «У нас есть пример, когда на одном из предприятий после внедрения автоматизированной системы управления персоналом произошло сокращение времени на выполнение рутинных операций на 40%«, — добавляет руководитель направления внедрения кадровых систем подразделения консалтинга и внедрения информационных систем ООО »Нонолет-КиТ« (Новосибирск) Юрий Палаткин.

«HRM-система решила многие проблемы в работе нашего отдела по работе с персоналом. Она позволила существенно сэкономить временные затраты за счет избавления от бумажной волокиты и ускорения документооборота», — рассказывает начальник управления организационной и кадровой работы Банка «Левобережный» (Новосибирск) Виктор Маханьков. В Банке «Левобережный» автоматизированная система кадрового учета взяла на себя функции организационного кадрового менеджмента: регистрацию приема на работу, увольнения, должностных перемещений сотрудников, ведение реестра сотрудников с набором всех необходимых атрибутов (персональных данных, образования, данных трудовой книжки и т. д.). В системе ведется картотека личных карточек сотрудников, автоматически обновляется внутренний телефонный справочник банка. Без централизованной автоматизированной системы управления персоналом в условиях широкой сети подразделений банка контролировать процессы, связанные с управлением персоналом, было бы невозможно.

Кроме того, современные системы автоматизации персонала позволяют проводить индикацию отклонений в кадровых процессах и поддержку принятия решений по нормализации процессов. Автоматизированная кадровая система позволяет упорядочить все учетные и расчетные процессы, связанные с персоналом, и снизить возможные потери из-за ухода сотрудников.

Полнофункциональные HRM-системы помогают автоматизировать работу по всем бизнес-процессам, связанным с управлением персоналом. Причем современные решения ориентированы на управление персоналом как стратегическим ресурсом предприятия. Вслед за автоматизацией учетных и расчетных функций российские предприятия начали использовать HRM для управления кадровыми процессами — автоматизируются рекрутинг и обучение, оценка и аттестация персонала, планирование карьеры и разработка мотивационных схем. «В таких условиях обычно рутинная работа кадровика обретает творческую составляющую. HR-менеджеры получают удобный инструмент, способный не только облегчить их труд, но и мотивирующий их на разработку и реализацию новых проектов в области управления персоналом», — утверждает генеральный директор ЗАО «БОСС. Кадровые системы» (Москва) Евгений Кучик.

«Теперь мы можем легко получить отчеты по любым нужным нам параметрам, например, проследить историю развития карьеры каждого сотрудника, переводов, больничных, командировок и т. д. Для нас большое значение имеет то, что автоматизированная система позволяет планировать и отслеживать выполнение программ обучения, затрат на них, прогнозировать потребность сотрудников в повышении квалификации», — подчеркивает Виктор Маханьков.

Конкуренция порождает спрос

Автоматизация кадрового учета в настоящее время не менее востребована, чем автоматизация бухгалтерского или складского учета, считает Лариса Якушева. «Автоматизация оперативного кадрового учета и расчета зарплаты — очень востребованный блок, можно сказать, следует сразу за бухгалтерским и налоговым учетом, — соглашается руководитель направления по работе с корпоративными клиентами, подразделения консалтинга и внедрения информационных систем ООО «Нонолет-КиТ« Дарья Глушкова. — В то же время потребность в автоматизации функций управления персоналом сильно зависит от кадровой политики конкретной компании. Каждое предприятие индивидуально определяет, какие бизнес-процессы в каком порядке автоматизировать».

«Безусловным лидером среди систем автоматизации является бухгалтерский учет — по моим оценкам, на его долю приходится порядка 60% всех внедрений, — делится директор ООО «МИС Сервис« (Новосибирск) Михаил Краснов. — На долю систем автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы приходится порядка 25% внедрений. Оставшиеся 15% приходятся на системы автоматизации других бизнес-процессов».

Евгений Кучик также добавляет, что наиболее востребованы автоматизированные системы учета персонала теми компаниями, большая часть добавленной стоимости в продукции которых генерируется высококлассными и уникальными специалистами.

По оценкам экспертов, в Сибирском федеральном округе в 2006 году было автоматизировано не более 50 средних и крупных предприятий. Такие невысокие показатели являются в том числе следствием общего спада интереса ко всему спектру услуг консалтеров в 2006 году. Сейчас же спрос, напротив, начинает набирать обороты.

В целом темп роста сибирского рынка корпоративных систем сопоставим с общероссийскими показателями. «Прогнозируемый рост интереса после общего спада, наблюдавшегося на рынке системной интеграции в 2006–2007 годах, будет напрямую связан с общеэкономическим ростом СФО. С поправкой на региональную специфику (основным двигателем роста в 2006–2010 гг., по ожиданиям экспертов, станут телекоммуникационная, транспортная, а также сервисная индустрии), темп роста рынка кадровых систем в СФО в 2008 году может составить от 20% до 35%», — делится прогнозами Евгений Кучик.

В настоящий момент в Сибирском регионе происходит рост количества внедрений на средних и небольших предприятиях. «Во многом это объясняется возросшей конкуренцией в этих сегментах рынка, поэтому качество персонала становится одним из основных конкурентных преимуществ. HRM-система как раз позволяет улучшить качественный уровень персонала«, — подчеркивает Юрий Палаткин.

По статистике »Нонолет-КиТ«, примерно 43% предприятий среднего бизнеса и крупных компаний в СФО используют современные автоматизированные системы кадрового учета, такие как «БОСС-Кадровик», «1С: Зарплата и управление персоналом 8.0», HR-модули западных ERP и российских учетных систем. «Почти 50% компаний используют «1С: Предприятие 7.7», а именно — конфигурацию «Зарплата и Кадры», причем в большинстве случаев только для расчета зарплаты. Остальные компании применяют собственные разработки.

Инструмент для управления

Функционал современной HRM-системы можно условно поделить на три управленческих блока или уровня. К оперативному уровню относятся кадровое делопроизводство, расчет заработной платы и налогов. Основными задачами этого уровня являются описание организационной структуры предприятия, ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

Тактический уровень подразумевает автоматизацию бизнес-процессов, непосредственно связанных с управлением персоналом. Это рекрутинг, обучение, оценка и аттестация персонала, мотивация, планирование кадрового резерва и др.

Стратегический уровень обеспечивает анализ экономико-статистических данных, благодаря которому руководство компании может в режиме реального времени отслеживать состояние человеческих ресурсов, что в дальнейшем позволяет принимать грамотные управленческие решения.

По словам Юрия Палаткина, заказчики сегодня требуют от HRM-системы в первую очередь комплексного подхода к решению задач автоматизации управления персоналом. «Система должна представлять собой инструмент построения единой кадровой политики, позволять решать задачи на всех уровнях управления: оперативном, тактическом, стратегическом», — подчеркивает он.

Перед любой HRM-системой ставятся две основные задачи: вести регламентированный кадровый учет в соответствии с законодательством и вести управленческий учет. В результате для выполнения первой задачи HRM-система включает в себя модули регламентированного учета кадров, персонифицированного учета для Пенсионного фонда, модуль штатного расписания и модуль воинского учета. Управленческий же учет может содержать модули подбора кадров, оценки персонала, обучения персонала, планирования потребности в персонале, планирование занятости и др.

«В первую очередь заказчики требуют организовать регламентированный учет кадров, чтобы он соответствовал текущему российскому законодательству, — рассказывает Михаил Краснов. — Следующим шагом является настройка системы на устоявшийся кадровый документооборот предприятия. Последующие шаги связаны с внедрением и развитием управленческого учета кадров».

Заказчиками также высоко востребованы функции автоматизированной подготовки отчетности в государственные органы (Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и др.).

Внедрять лучше в декабре

Время внедрения кадровой системы зависит от масштаба предприятия, наличия филиалов, количества работников и численности персонала кадровых служб. В процессе внедрения необходимо обучить персонал работе с системой и, как правило, загрузить в новую систему существующие кадровые данные.

Если предприятие небольшое, полный цикл внедрения занимает 1–2 месяца. Для средних предприятий этот срок составляет 2–4 месяца. Для внедрения кадровой системы на крупном предприятии может потребоваться 4–8 месяцев.

«Обычно кадровая система тесно связана с системой расчета заработной платы. Обе они внедряются, как правило, одновременно. Так как на новую систему расчета заработной платы удобнее всего переходить с начала года, то заключительный этап внедрения должен заканчиваться декабрем текущего года», — советует Михаил Краснов из «МИС Сервиса».

Цена вопроса

Стоимость внедрения HRM-системы обычно складывается из стоимости программного обеспечения, услуг по его настройке и адаптации, стоимости обучения персонала, а также переноса данных.

Политика лицензирования, определяющая стоимость ПО для одного рабочего места, у разных производителей сильно отличается, поэтому имеющийся разброс цен — от 9 тыс. до 36 тыс. руб. «Единых цифр по стоимости внедрений не существует. Исходя из нашей практики подобных внедрений можно обозначить только диапазон цен — в пересчете на одно рабочее место стоимость внедрения может составлять от 20 тыс. до 100 тыс. рублей», — резюмирует Михаил Краснов.

Сергей МИНИН

Поделиться: